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Ciberseguridad y FTC Safeguards Rule para contables, CPA y preparadores de planillas en Puerto Rico
Si prepara planillas o maneja información financiera de sus clientes, la ley federal lo considera una institución financiera y le exige un programa de seguridad por escrito. Le ayudamos a cumplir y a proteger su práctica.
Qué exigen la FTC y el IRS
La FTC Safeguards Rule, bajo la ley Gramm-Leach-Bliley, aplica a contables, CPA y preparadores de planillas. El IRS también espera que todo preparador pagado siga su Publicación 4557, Safeguarding Taxpayer Data. En la práctica, esto significa:
- Un plan de seguridad escrito (WISP) adaptado a su oficina, que se revise periódicamente. El IRS publica una guía y plantilla en su Publicación 5708.
- Una persona designada para supervisar el programa de seguridad.
- Evaluación de riesgos de sus sistemas y de la información de sus clientes.
- Verificación en dos pasos (MFA) para acceder a sistemas con información de clientes.
- Cifrado de la información guardada y en tránsito.
- Plan de respuesta a incidentes. Desde mayo de 2024, una brecha que afecte a 500 personas o más debe notificarse a la FTC en un máximo de 30 días.
Cómo le ayudamos
- Redactamos con usted su WISP y lo mantenemos al día.
- Configuramos MFA en Microsoft 365, el correo y los programas de contabilidad.
- Ciframos computadoras y laptops, y protegemos el envío de documentos a clientes.
- Firewall, antivirus administrado y respaldos fuera del local.
- Soporte durante la temporada de planillas, cuando un problema técnico cuesta más.
Antes de la próxima temporada de planillas
El mejor momento para ordenar la seguridad es antes de enero. Una evaluación ahora le deja el plan listo y los controles funcionando cuando llegue el volumen de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Un preparador de planillas independiente tiene que cumplir con la FTC Safeguards Rule?
Sí. La regla aplica a los preparadores de planillas y a las oficinas de contabilidad sin importar su tamaño. Además, el IRS espera que todo preparador pagado tenga un plan de seguridad escrito.
¿Qué es un WISP?
Es el plan de seguridad escrito (Written Information Security Plan) de su oficina. Describe quién supervisa la seguridad, qué riesgos existen, qué controles se usan y qué hacer si ocurre un incidente. Le ayudamos a redactarlo y a mantenerlo al día.
¿La verificación en dos pasos (MFA) es obligatoria?
La FTC Safeguards Rule exige MFA para cualquier persona que acceda a sistemas con información de clientes. Lo configuramos en el correo, Microsoft 365 y los programas de contabilidad que lo permitan.
¿Cuál es el mejor momento para hacer la evaluación?
Antes de la temporada de planillas. Así los controles quedan funcionando y probados cuando llega el volumen de trabajo, que es cuando un problema técnico más cuesta.
Hablemos de su oficina.
Atendemos oficinas en toda la isla, en su local o de forma remota. Le hacemos una evaluación de su red y su seguridad, y le entregamos un informe claro con prioridades y costos, en español y sin tecnicismos.
Esta página es informativa y no constituye asesoría legal. Consulte a su asesor legal sobre las obligaciones específicas de su práctica.